Quindi è la fine dell'anno e stai iniziando a pensare a come il tracciamento GPS potrebbe aiutare la tua scuola o il tuo distretto nel prossimo anno scolastico. Forse hai sentito da un collega come il tracciamento GPS li ha aiutati a controllare meglio la loro flotta, a comunicare in modo più efficace con i genitori, ecc. Forse hai visto informazioni a una recente conferenza. Indipendentemente da ciò, è chiaro che il tracciamento GPS fornisce informazioni senza precedenti sia al personale dei trasporti che ai genitori e sta trasformando il modo in cui il trasporto scolastico opera a livello nazionale.

Ma come si inizia? Quali sono i componenti di un sistema GPS di successo e quali opzioni dovresti considerare? Il mondo del tracciamento GPS può essere suddiviso in diversi componenti chiave, che speriamo ti aiuteranno a pensare a come iniziare.

Facilità d'uso

Aggiungerai un sistema software che verrà utilizzato dal tuo staff per ore al giorno e che verrà condiviso con centinaia o migliaia di genitori nel tuo distretto. È fondamentale che questo sistema sia facile da installare, veloce da configurare, richieda una manutenzione minima e sia un piacere lavorarci. Qualsiasi cosa che non sia questo causerà resistenza da parte del tuo staff e potrebbe causare più confusione e frustrazione di quanto valga.

Monitoraggio della flotta basato su GPS

Questo è il cuore di qualsiasi sistema. Un provider invierà un dispositivo di tracciamento fisico, solitamente delle dimensioni di un piccolo mattone o di un grande cellulare. Questo straordinario dispositivo ha la capacità di ricevere segnali GPS, utilizzare una scheda SIM cellulare interna per comunicare con una rete cellulare e inviare dati con una certa frequenza a un servizio. Si accede al servizio da un browser Web o da un dispositivo mobile e si visualizza la posizione del dispositivo su una mappa.

All'interno di questa ampia definizione, ci sono alcuni dettagli su cui vale la pena interrogarsi:

• Qualità del tracker: L'hardware proviene da un produttore affidabile e di buona reputazione, oppure è costruito a basso costo da un'azienda sconosciuta? Poiché questo è il cuore del sistema, deve essere solido come una roccia, in grado di funzionare a temperature invernali sotto lo zero o dopo essere stato cotto in un autobus parcheggiato sotto il sole estivo.
• Facilità di installazione: Il localizzatore richiede un cablaggio rigido o l'assunzione di un elettricista per l'installazione nel bus? Funziona "plug & play" nella porta di manutenzione del bus? I tuoi bus hanno questa porta e, in caso contrario: il localizzatore ha l'opzione di ricevere energia dall'accendisigari (e i tuoi bus ne hanno una)?
• Connettività: Utilizza la radio o il cellulare? La radio potrebbe essere meno costosa, ma potrebbe non funzionare mentre il canale audio è in uso o avere altre limitazioni. Se è cellulare, supporta un operatore che ha una potenza di segnale ragionevole nella tua zona?
• Frequenza degli aggiornamenti: Con quale frequenza si aggiorna il tracker? Poiché il tracker invia dati tramite la rete cellulare, che spesso viene addebitata a byte, aggiornamenti più frequenti potrebbero essere più costosi. Gli aggiornamenti di trenta secondi sono adeguati per sapere dove si trovano i tuoi autobus, ma forniscono un'immagine molto insoddisfacente e imprecisa per guardare gli autobus in tempo reale, fornire ETA e registrare fermate arrivate/saltate.
• Telematica del veicolo: Poiché il localizzatore si collega in genere a una porta di manutenzione (J-1939 o OBD2), potrebbe essere in grado di ottenere e trasmettere informazioni oltre alla posizione e alla velocità. In genere, ciò può includere contachilometri, livelli di carburante, ecc., ma potrebbe anche fornire informazioni sulle abitudini di guida relative alla sicurezza.

Routing / Pianificazione del percorso

Il routing è una parte fondamentale della tua pianificazione per l'anno a venire. Quanti percorsi farai? Come puoi suddividere al meglio X studenti su Y percorsi, in più aree geografiche?

Questa è una sfida difficile, soprattutto per i distretti più grandi. Man mano che il numero di studenti aumenta e l'area geografica diventa più grande, creare un percorso ottimale diventa un problema matematico abbastanza interessante da Il MIT ha impiegato tempo per cercare di risolverlo.

Esistono pacchetti software specializzati nella pianificazione di percorsi su larga scala, senza alcuna connessione o requisito di una soluzione di tracciamento GPS in tempo reale. A un certo livello, queste sono sfide separate e possono essere gestite da aziende diverse, spesso con la possibilità di integrarsi utilizzando file condivisi o API. Puoi scegliere di utilizzare un'azienda per la pianificazione del percorso e un'altra per il GPS in tempo reale. Alcuni provider GPS (incluso BusWhere) hanno un potente modulo di pianificazione del percorso che ti consente di trascinare e rilasciare le fermate su un percorso per una pianificazione "what-if": imposti la sequenza delle fermate e il sistema genererà automaticamente il percorso tra di esse.

La cosa importante da considerare per la pianificazione del percorso è quanta automazione ti serve. Se puoi (o se preferisci) prendere decisioni su quali fermate dovrebbero essere su quale percorso, un sistema semplice e facile da usare ti offrirà la migliore esperienza. Se vuoi essere in grado di lanciare 500 indirizzi a un algoritmo e fargli generare 30 percorsi con sequenze di fermate consigliate, potresti prendere in considerazione una soluzione di pianificazione del percorso dedicata oltre al tuo software di tracciamento GPS.

Monitoraggio basato sul percorso

Una volta installato un localizzatore GPS e definiti i percorsi nel sistema, il passo successivo è combinarli in tempo reale mentre l'autobus si muove. Mentre monitoraggio della flotta ti mostrerà il movimento degli autobus su una mappa, monitoraggio basato sul percorso ti dirà quale autobus percorre quale percorso, quali fermate sono state raggiunte, da quali sono partite o sono state saltate in questa particolare tratta del percorso e qual è l'ETA per le fermate successive lungo il percorso.

A causa di cambi di percorso, cambi di autobus e condizioni stradali, è piuttosto difficile farlo bene. Ad esempio, abbiamo sentito una storia da un direttore dei trasporti che ha installato un sistema GPS con app per genitori in un grande distretto e il giorno in cui è iniziata la scuola, il 20% della flotta era parcheggiata/faceva funzionare autobus diversi per vari motivi legittimi (manutenzione, cambiamenti dell'ultimo minuto, ecc.). Il personale è stato lasciato a riconfigurare freneticamente gli autobus ogni giorno, i genitori erano confusi e frustrati e l'iniziativa è fallita.

BusWhere ha brevettato algoritmi di rilevamento automatico che osservano gli autobus in tempo reale e determinano automaticamente quale percorso stanno percorrendo, senza alcuna configurazione manuale necessaria. Quindi, se l'autobus 42 di solito percorre la rotta "Red Route AM", ma l'autobus 42 è fuori per manutenzione e l'autobus 63 è in funzione, BusWhere lo scoprirà automaticamente, la mappa della flotta mostrerà l'autobus 63 come in esecuzione Red Route oggi e i genitori riceveranno le notifiche come al solito, senza alcuna configurazione manuale necessaria.

Altri sistemi utilizzano tecniche come il geofencing per determinare quando un autobus si trova in un'area specifica per avvisare i genitori che si sta avvicinando, ma senza sapere in quale punto del percorso si trova, le informazioni potrebbero non essere affidabili. In alternativa, è possibile spostare manualmente gli autobus tra i percorsi, ma ciò comporta ulteriore lavoro per il personale dei trasporti ogni mattina prima che gli autobus inizino a circolare.

La cosa bella del tracciamento basato sul percorso è che fornisce informazioni che possono essere reinserite nel processo di pianificazione del percorso. Il brevetto di BusWhere include ciò che chiamiamo percorsi appresi, in cui il sistema consiglierà un'impostazione di percorso basata su come l'autista ha storicamente percorso il percorso. Quindi, se il percorso predefinito tra le fermate non è corretto, l'autista percorre semplicemente il percorso una volta per configurarlo. BusWhere fornisce anche "fermate suggerite", che mostrano all'amministratore dove l'autobus si è storicamente fermato "vicino" a una fermata configurata, il che potrebbe informare di una modifica dell'impostazione del percorso. Ciò aiuta a mantenere i percorsi come definiti in sincronia con il modo in cui l'autista sta effettivamente guidando, per una migliore precisione dell'ETA.

App per genitori

Con il tracciamento basato sul percorso arriva la possibilità di fornire un'app per i genitori, qualcosa che sempre più genitori stanno iniziando a richiedere. Alcuni distretti stanno iniziando a richiedere alle scuole di soddisfare questa richiesta (come ha fatto New York City all'inizio del 2019). E avere un'app è una vittoria per tutti.

I genitori adorano l'app. Permette loro di pianificare la giornata e, soprattutto, elimina l'incertezza di arrivare alla fermata dell'autobus e non sapere se l'hanno appena perso o se è quasi arrivato.

I bambini adorano questa app. Abbiamo sentito di bambini che guardano l'autobus muoversi sull'app, dicono ai genitori quando è dietro l'angolo e poi si meravigliano della novità di vederlo fermarsi davanti a casa e sulla mappa contemporaneamente.

Gli autisti adorano l'app. Sanno che i genitori li stanno osservando e che, indipendentemente dal fatto che corrano qualche minuto in anticipo o in ritardo, è probabile che i bambini saranno fuori esattamente nel momento in cui loro arriveranno.

Il personale dei trasporti adora l'app. I genitori con l'app non chiamano l'ufficio per chiedere dove si trova l'autobus: controllano l'app. E se un genitore chiama per scoprire perché l'autobus ha saltato la fermata, può controllare i registri e vedere cosa è successo realmente e a che ora l'autobus è arrivato a quella fermata.

Un'app genitore deve avere le seguenti funzionalità:

• Fornire un accesso sicuro ai genitori in modo che un genitore possa vedere solo i percorsi per i quali è autorizzato a vedere e un amministratore può aggiungere/rimuovere l'accesso in qualsiasi momento, se necessario
• Mostra l'autobus in movimento sulla mappa in tempo reale (ad esempio movimento fluido)
• Mostrare un ETA alla fermata/e di interesse del genitore
• Invia una notifica automatica al genitore quando l'autobus si avvicina alla fermata

Sono utili anche altre funzionalità, come le sovrapposizioni sul traffico, che permettono ai genitori di vedere PERCHÉ un autobus è in ritardo.

Poiché ogni scuola ha esigenze diverse, un'app dovrebbe essere in grado di gestire i seguenti due requisiti comuni (e opposti) che le scuole potrebbero avere:

O:

• I genitori dovrebbero essere in grado di vedere l'intero percorso e gli orari di arrivo previsti a ogni fermata, in modo che se perdono l'autobus possano sapere dove si trova e accompagnare il bambino a una fermata successiva prima che arrivi l'autobus,

or

• I genitori NON dovrebbero poter vedere l'intero percorso, ma solo l'autobus sulla mappa e l'ETA alla fermata, per non creare confusione/lamentele inutili sul percorso e sulle altre fermate.

Messaging

Con un'app per genitori che fornisce notifiche automatiche, non devi preoccuparti di inviare manualmente messaggi ai genitori, poiché il sistema li invierà da solo quando l'autobus si avvicina. Ma i genitori amano il contesto e lo sfondo sul perché le cose sono come sono. C'è un guasto che ritarderà l'intero percorso di almeno mezz'ora? La I-90 è un parcheggio a causa dei lavori? Una piattaforma di messaggistica ti consentirà di inviare e-mail ai genitori su un autobus in particolare, o su diversi/tutti gli autobus, con informazioni tempestive e pertinenti che consentiranno loro di capire perché l'ETA fornito dall'app è in ritardo di 30 minuti rispetto al solito, o perché l'autobus sembra non muoversi.

Abbiamo persino sentito segnalazioni di personale che usa la funzione di messaggistica per chiedere informazioni su oggetti smarriti sull'autobus o per dare ai genitori rassicurazioni anticipate su un incidente di sicurezza di cui i loro figli potrebbero parlare una volta tornati a casa. La comunicazione dà ai genitori la sensazione che i loro figli siano in buone mani e che quando succede qualcosa di inaspettato, avranno le informazioni di cui hanno bisogno.

Sicurezza sicurezza

Mettere un bambino piccolo su uno scuolabus e vederlo partire può essere un'esperienza traumatica per un genitore. La fiducia coinvolta è enorme, soprattutto per i bambini più piccoli. Un sistema di tracciamento GPS dovrebbe fornire ai genitori un maggiore senso di sicurezza nel sapere dove si trova il loro bambino e che è al sicuro e protetto. Alcune considerazioni:

• L'accesso alle informazioni sulla posizione dell'autobus deve essere protetto. Un amministratore deve essere in grado di invitare qualcuno, con l'invito collegato a un indirizzo e-mail specifico, in modo che non possa essere inoltrato o accettato da una terza parte sconosciuta.
• Il localizzatore GPS dovrebbe, se possibile, essere in grado di fornire informazioni sul comportamento del conducente. Il localizzatore BusWhere, ad esempio, può tracciare frenate rapide, accelerazioni improvvise e svolte improvvise e fornirle agli amministratori in un registro per il feedback al conducente.
• Alcune soluzioni (tra cui BusWhere) possono includere un pulsante fisico che un autista può premere per avvisare i contatti predefiniti della scuola che è in corso una situazione di emergenza sull'autobus. Questo avviso includerà la posizione GPS e l'indirizzo dell'autobus in modo che si possa intervenire immediatamente.

Registrazione e dati

Con così tanta enfasi sul monitoraggio in tempo reale, la registrazione e l'analisi dei dati possono sembrare un ripensamento. Mentre alcune scuole controllano i registri quotidianamente, molte scuole li ignorano completamente, finché non succede qualcosa. Un autobus scompare (sì, è successo!), o impiega due ore per percorrere quello che dovrebbe essere un tragitto di 30 minuti. Un autobus è sempre in ritardo di 20 minuti la mattina. Un genitore si lamenta per la velocità.

Quando ciò accade, è fondamentale poter tornare indietro e vedere cosa è successo in modo semplice e interattivo. BusWhere fornisce due modalità di revisione dei dati storici:

• Interactive: Un amministratore può visualizzare una particolare corsa di un percorso in modalità "DVR", trascinando avanti e indietro per riavvolgere/far avanzare rapidamente un percorso. In ogni punto puoi vedere la posizione dell'autobus su una mappa, così come la sua velocità e qualsiasi informazione relativa alla sicurezza, come arresti/accelerate improvvise.
• Downloadable: Se si dispone di personale esperto in dati, ogni singolo punto dati è scaricabile, inclusi velocità, posizione e indirizzo, per una facile analisi in Excel o per l'importazione in altri sistemi di elaborazione dati.

Supporto / Raggiungibilità

Il fornitore che stai prendendo in considerazione risponde al telefono? Se mandi un'e-mail al servizio di supporto, ricevi una risposta rapida? In genere riceverai la massima attenzione durante il ciclo di vendita: se non riesci a ottenere una risposta rapida da un'azienda che sta cercando di vincere la tua attività, cosa accadrà una volta che sarai già sotto contratto? Considera che avrai bisogno di assistenza durante tutto l'anno se i genitori hanno domande, se i percorsi cambiano, se sorgono domande inaspettate, ecc. e che stai scegliendo qualcuno che sarà il tuo partner durante tutto l'anno.

Monitoraggio degli studenti

Alcuni distretti e scuole richiedono anche sistemi per tracciare gli studenti. Ciò avviene solitamente tramite una chiave o una tessera che viene data agli studenti e che devono strisciare quando salgono o scendono dall'autobus.

Questo ha molti vantaggi, in quanto i genitori possono sapere non solo dove si trova l'autobus, ma anche se il loro studente è salito o sceso dall'autobus. Il personale dei trasporti, soprattutto nelle prime settimane di scuola, può sapere se uno studente (specialmente nelle classi più giovani) è salito sull'autobus sbagliato mentre tornava a casa.

Anche il tracciamento degli studenti presenta delle sfide: se uno studente perde una tessera o non la passa in entrata/uscita, potrebbe causare un'eccessiva preoccupazione da parte di un genitore che pensa che il proprio figlio si sia smarrito. Quindi tali sistemi dovrebbero essere implementati insieme all'impostazione di ragionevoli aspettative per i genitori, per prevenire un aumento di chiamate/preoccupazioni in situazioni in cui non c'è davvero nulla di cui preoccuparsi.

Prezzo

Le scuole sono spesso sotto pressione finanziaria. A volte i budget sono visti come un gioco a somma zero, in cui il denaro speso per ciò che potrebbe essere percepito come "extra" come il monitoraggio della flotta o un'app per i genitori potrebbe andare a discapito di una priorità educativa.

Abbiamo visto diversi modi in cui l'aggiunta di un sistema GPS con un'app per genitori può essere neutrale in termini di costi o addirittura generare risparmi:

• Personale riassegnato:Riducendo drasticamente il numero di telefonate in entrata, i dipendenti che rispondevano al telefono quattro ore al giorno possono svolgere altre attività, riducendo la necessità di nuove assunzioni (e i costi aggiuntivi del personale).
• Rimozione dei monitor del bus: Alcune scuole pagano un membro dello staff part-time per prendere l'autobus e avvisare i genitori quando l'autobus si avvicina. Un'app automatizza questo processo e potrebbe eliminare la necessità di tale ruolo.
• DAN: Ci sono sempre più prove che i conducenti che sanno di essere tracciati guideranno in modo più sicuro. Questo fatto non è sfuggito alle compagnie assicurative, che potrebbero essere in grado di offrire sconti, a volte significativi, per gli autobus dotati di sistemi di tracciamento GPS.

Anche senza questi possibili risparmi sui costi, il costo incrementale dei sistemi di localizzazione GPS, pur non essendo trascurabile, è esiguo rispetto ad altre voci del budget per i trasporti, come carburante, personale, acquisti di flotte e manutenzione.

Soddisfazione/Felicità

Infine, e cosa importante: uno dei migliori feedback che riceviamo riguarda i sentimenti positivi aumentati sul sistema di trasporto. Il personale dei trasporti non passa più ore a rispondere alle telefonate dei genitori frustrati. Le scuole sono in grado di inviare messaggi e comunicare meglio. I genitori sanno che i loro figli sono accuditi e possono pianificare la loro giornata. L'intero sistema, prima invisibile e difficile da capire, ora funziona senza problemi con una trasparenza senza precedenti.

BusWhere è orgogliosa di essere parte di questo entusiasmante sviluppo nel settore dei trasporti e siamo lieti di partecipare all'adozione nazionale di questi sistemi. Qualunque cosa tu decida e ogni volta che scegli di aggiungere il tracciamento GPS e le app per genitori al tuo sistema, siamo qui per discutere di come possiamo aiutarti. Contattaci in qualsiasi momento a info@buswhere.com.