C'est la fin de l'année et vous commencez à réfléchir aux façons dont le suivi GPS pourrait aider votre école ou votre district au cours de la prochaine année scolaire. Peut-être avez-vous entendu un collègue vous dire comment le suivi GPS l'a aidé à mieux contrôler sa flotte, à communiquer plus efficacement avec les parents, etc. Peut-être avez-vous vu des informations lors d'une récente conférence. Quoi qu'il en soit, il est clair que le suivi GPS fournit des informations sans précédent au personnel des transports et aux parents et transforme le fonctionnement des transports scolaires à l'échelle nationale.

Mais comment commencer ? Quels sont les éléments d'un système GPS performant et quelles options devriez-vous envisager ? Le monde du suivi GPS peut être décomposé en plusieurs éléments clés, qui, nous l'espérons, vous aideront à réfléchir à la manière de démarrer.

Ergonomie

Vous ajouterez un système logiciel qui sera utilisé par votre personnel pendant des heures par jour et qui sera partagé avec des centaines ou des milliers de parents de votre district. Il est essentiel que ce système soit facile à installer, rapide à configurer, nécessite un minimum de maintenance et soit agréable à utiliser. Tout ce qui ne correspond pas à cela provoquera une réaction négative de votre personnel et risque de provoquer plus de confusion et de frustration qu'il n'en vaut la peine.

Suivi de flotte par GPS

C'est le cœur de tout système. Un fournisseur envoie un dispositif de suivi physique, généralement de la taille d'une petite brique ou d'un grand téléphone portable. Cet appareil remarquable a la capacité de recevoir des signaux GPS, d'utiliser une carte SIM cellulaire interne pour communiquer avec un réseau cellulaire et d'envoyer des données avec une certaine fréquence à un service. Vous vous connectez au service à partir d'un navigateur Web ou d'un appareil mobile et visualisez la position de l'appareil sur une carte.

Dans cette définition large, certains détails méritent d’être examinés :

• Qualité du tracker:Le matériel provient-il d'un fabricant réputé et digne de confiance, ou est-il fabriqué à bas prix par une entreprise inconnue ? Comme il s'agit du cœur du système, il doit être solide comme un roc, capable de fonctionner à des températures hivernales inférieures à zéro ou après avoir été cuit dans un bus stationné sous le soleil d'été.
• Facilité d'installation:Le tracker nécessite-t-il un câblage fixe ou l'embauche d'un électricien pour l'installer dans le bus ? Est-il possible de le brancher sur le port de maintenance du bus en mode « plug & play » ? Vos bus sont-ils équipés de ce port, et si ce n'est pas le cas : le tracker a-t-il la possibilité d'être alimenté par l'allume-cigare (et vos bus en ont-ils un) ?
• Connectivité:Utilise-t-il la radio ou le cellulaire ? La radio pourrait être moins chère, mais elle pourrait ne pas fonctionner lorsque le canal audio est utilisé ou avoir d'autres contraintes. S'il s'agit d'un réseau cellulaire, prend-il en charge un opérateur qui a une puissance de cellule raisonnable dans votre région ?
• Fréquence des mises à jour:À quelle fréquence le tracker est-il mis à jour ? Étant donné que le tracker envoie des données via le réseau cellulaire, qui sont souvent facturées par octet, des mises à jour plus fréquentes peuvent être plus coûteuses. Des mises à jour toutes les trente secondes sont suffisantes pour savoir où se trouvent vos bus, mais fournissent une image très insatisfaisante et inexacte pour surveiller les bus en temps réel, fournir des ETA et enregistrer les arrêts arrivés/sautés.
• Télématique véhicule:Étant donné que le tracker se branche généralement sur un port de maintenance (J-1939 ou OBD2), il peut être en mesure d'obtenir et de transmettre des informations au-delà de la position et de la vitesse. En général, cela peut inclure le compteur kilométrique, les niveaux de carburant, etc., mais peut également fournir des renseignements sur les habitudes de conduite liées à la sécurité.

Routage / Planification d'itinéraire

Le routage est un élément clé de votre planification pour l'année à venir. Combien d'itinéraires allez-vous effectuer ? Comment répartir au mieux X élèves sur Y itinéraires, dans plusieurs zones géographiques ?

Il s'agit d'un défi de taille, surtout pour les grands districts scolaires. À mesure que le nombre d'élèves augmente et que la superficie s'étend, la création d'un itinéraire optimal devient un problème mathématique suffisamment intéressant pour que le MIT y ait consacré du temps.

Il existe des logiciels spécialisés dans la planification d’itinéraires à grande échelle, sans aucune connexion ni exigence d’une solution de suivi GPS en temps réel. À un certain niveau, il s’agit de défis distincts qui peuvent être traités par différentes entreprises, souvent avec la possibilité d’une intégration à l’aide de fichiers partagés ou d’API. Vous pouvez choisir d’utiliser une entreprise pour la planification d’itinéraire et une autre pour le GPS en temps réel. Certains fournisseurs de GPS (y compris BusWhere) disposent d’un puissant module de planification d’itinéraire qui vous permet de glisser-déposer des arrêts sur un itinéraire pour une planification « hypothétique » : vous définissez la séquence des arrêts et le système génère automatiquement l’itinéraire entre eux.

L'élément important à prendre en compte lors de la planification d'itinéraires est le degré d'automatisation dont vous avez besoin. Si vous pouvez (ou si vous préférez) prendre des décisions sur les arrêts à prévoir sur chaque itinéraire, un système simple et facile à utiliser vous offrira la meilleure expérience. Si vous souhaitez pouvoir envoyer 500 adresses à un algorithme et lui demander de générer 30 itinéraires avec des séquences d'arrêts recommandées, vous pouvez envisager une solution de planification d'itinéraire dédiée en plus de votre logiciel de suivi GPS.

Suivi de l'itinéraire

Une fois votre traceur GPS installé et vos itinéraires définis dans votre système, l'étape suivante consiste à les combiner en temps réel, au fur et à mesure des déplacements du bus. Le suivi de flotte vous permet de visualiser les bus sur une carte, tandis que le suivi d'itinéraire vous indique quel bus emprunte quel trajet, les arrêts desservis, les arrêts de départ et les arrêts non desservis sur ce trajet, ainsi que l'heure d'arrivée estimée aux prochains arrêts.

En raison des changements d’itinéraires, des changements de bus et de l’état des routes, cette tâche est en réalité plutôt difficile à réaliser correctement. Par exemple, nous avons entendu l’histoire d’un directeur des transports qui a installé un système GPS avec une application pour les parents dans un grand district et, le jour de la rentrée scolaire, 20 % de la flotte était stationnée/utilisait des bus différents pour diverses raisons légitimes (entretien, changements de dernière minute, etc.). Le personnel a dû reconfigurer frénétiquement les bus chaque jour, les parents étaient confus et frustrés, et l’initiative a échoué.

BusWhere a breveté des algorithmes de détection automatique qui surveillent les bus en temps réel et déterminent automatiquement l'itinéraire qu'ils empruntent, sans aucune configuration manuelle nécessaire. Ainsi, si le bus 42 emprunte habituellement l'itinéraire « Red Route AM », mais que le bus 42 est en maintenance et que le bus 63 circule à la place, BusWhere le déterminera automatiquement, la carte de la flotte affichera le bus 63 comme empruntant l'itinéraire rouge aujourd'hui, et les parents recevront des notifications comme d'habitude, sans aucune configuration manuelle nécessaire.

D'autres systèmes utilisent des techniques comme le géorepérage pour déterminer quand un bus se trouve dans une zone spécifique afin d'alerter les parents qu'il se rapproche, mais sans savoir où il se trouve sur le trajet, l'information peut ne pas être fiable. Vous pouvez également déplacer manuellement les bus entre les itinéraires, mais cela implique une charge de travail supplémentaire pour le personnel de transport chaque matin avant que les bus ne commencent à circuler.

L'avantage du suivi d'itinéraire réside dans les informations qu'il fournit pour optimiser la planification des trajets. Le brevet de BusWhere inclut la fonctionnalité d'« itinéraires appris » , où le système recommande un itinéraire en fonction de l'historique de conduite du conducteur. Ainsi, si l'itinéraire par défaut entre les arrêts est incorrect, le conducteur effectue simplement un premier trajet pour le configurer. BusWhere propose également des « arrêts suggérés », indiquant à l'administrateur les arrêts historiques du bus à proximité d'un arrêt configuré, ce qui peut justifier une modification de l'itinéraire. Ceci permet de maintenir les itinéraires définis en adéquation avec la conduite réelle, pour une meilleure précision de l'heure d'arrivée estimée.

Application parentale

Le suivi des itinéraires permet de fournir une application aux parents, une demande de plus en plus forte. Certains districts commencent à exiger des écoles qu'elles répondent à cette demande (comme l'a fait la ville de New York début 2019). Et avoir une application est une victoire pour tout le monde.

Les parents adorent l'application. Elle leur permet de planifier leur journée et, surtout, elle élimine l'incertitude liée au fait d'arriver à l'arrêt de bus et de ne pas savoir s'ils ont raté le bus ou s'il est presque là.

Les enfants adorent l'application. Nous avons entendu parler d'enfants qui regardent le bus se déplacer sur l'application, qui préviennent leurs parents lorsqu'il arrive au coin de la rue, puis qui s'émerveillent de le voir s'arrêter devant la maison et sur la carte en même temps.

Les chauffeurs adorent l'application. Ils savent que les parents les surveillent et que, même s'ils ont quelques minutes d'avance ou de retard, les enfants seront probablement dehors exactement à leur arrivée.

Le personnel des transports scolaires adore l'application. Les parents qui l'utilisent n'appellent plus le bureau pour savoir où est le bus : ils consultent l'application. Et si un parent appelle pour savoir pourquoi le bus n'a pas respecté son arrêt, il peut consulter l'historique des arrêts et voir ce qui s'est réellement passé, notamment l'heure à laquelle le bus est arrivé.

Une application parent doit avoir les fonctionnalités suivantes :

• Fournissez un accès sécurisé aux parents afin qu'un parent ne puisse voir que les itinéraires qu'il est autorisé à voir, et un administrateur peut ajouter/supprimer l'accès à tout moment selon les besoins
• Afficher le bus en mouvement sur la carte en temps réel (c'est-à-dire un mouvement fluide)
• Afficher une heure d'arrivée estimée aux arrêts qui intéressent le parent
• Envoyer une notification automatique au parent lorsque le bus se rapproche de son arrêt

D'autres fonctionnalités telles que les superpositions de trafic permettant aux parents de voir POURQUOI un bus est en retard sont également utiles.

Étant donné que chaque école a des besoins différents, une application doit être capable de gérer les deux exigences courantes (et opposées) suivantes que les écoles peuvent avoir :

Non plus:

• Les parents devraient pouvoir voir l'itinéraire complet et les heures d'arrivée estimées à chaque arrêt, afin que s'ils ratent le bus, ils puissent savoir où il se trouve et conduire leur enfant à un arrêt ultérieur avant l'arrivée du bus.

or

• Les parents ne devraient PAS pouvoir voir l'itinéraire complet, juste le bus sur la carte et une heure d'arrivée estimée à leur arrêt, afin de ne pas provoquer de confusion/plaintes inutiles concernant l'itinéraire et les autres arrêts.

MESSAGERIE

Avec une application parentale qui fournit des notifications automatiques, vous n'avez pas à vous soucier d'envoyer manuellement des messages aux parents puisque le système les enverra tout seul lorsque le bus s'approchera. Mais les parents aiment avoir le contexte et les informations sur les raisons pour lesquelles les choses se passent comme elles le font. Y a-t-il une panne qui retardera l'ensemble du trajet d'au moins une demi-heure ? L'I-90 est-elle un parking en raison de travaux ? Une plateforme de messagerie vous permettra d'envoyer par e-mail aux parents d'un bus particulier, ou de plusieurs/tous les bus, des informations opportunes et pertinentes qui leur permettront de comprendre pourquoi l'ETA fournie par l'application est de 30 minutes plus tard que d'habitude, ou pourquoi le bus ne semble pas avancer.

Nous avons même entendu parler de cas où le personnel utilise la fonction de messagerie pour demander des renseignements sur les objets perdus ou trouvés dans l’autobus ou pour rassurer les parents à l’avance sur un incident de sécurité dont leurs enfants pourraient leur parler à leur retour à la maison. La communication donne aux parents le sentiment que leurs enfants sont entre de bonnes mains et qu’en cas d’imprévu, ils auront les informations dont ils ont besoin.

Sécurité et Protection

Placer un jeune enfant dans un autobus scolaire et le regarder s'éloigner peut être une expérience traumatisante pour un parent. La confiance en jeu est énorme, surtout pour les jeunes enfants. Un système de localisation GPS devrait donner aux parents un plus grand sentiment de confiance quant à la localisation de leur enfant et quant à sa sécurité et sa protection. Quelques considérations :

• L'accès aux informations sur la localisation des bus doit être sécurisé. Un administrateur doit pouvoir inviter quelqu'un, l'invitation étant liée à une adresse email spécifique, afin qu'elle ne puisse pas être transmise ou acceptée par un tiers inconnu.
• Le traceur GPS devrait, si possible, être capable de fournir des informations sur le comportement du conducteur. Le traceur BusWhere, par exemple, peut suivre les freinages rapides, les accélérations soudaines et les virages brusques, et fournir ces informations aux administrateurs dans un journal pour qu'ils puissent les transmettre au conducteur.
• Certaines solutions (dont BusWhere) peuvent inclure un bouton physique sur lequel le conducteur peut appuyer pour alerter des contacts prédéfinis de l'école qu'une situation d'urgence est en cours dans le bus. Cette alerte comprendra la localisation GPS et l'adresse du bus afin que des mesures immédiates puissent être prises.

Journalisation et données

Avec l'importance accordée au suivi en temps réel, l'enregistrement et l'analyse des données peuvent sembler secondaires. Si certaines écoles consultent quotidiennement ces enregistrements, beaucoup les ignorent complètement, jusqu'à ce qu'un incident survienne. Un bus disparaît (oui, c'est déjà arrivé !), ou met deux heures pour effectuer un trajet de 30 minutes. Un bus a systématiquement 20 minutes de retard le matin. Un parent se plaint d'un excès de vitesse.

Lorsque cela se produit, il est essentiel de pouvoir revenir en arrière et voir ce qui s'est passé de manière simple et interactive. BusWhere propose deux modes de consultation des données historiques :

• Apprentissage:Un administrateur peut visualiser un parcours particulier d'un itinéraire en mode « DVR », en faisant glisser le curseur vers l'avant ou vers l'arrière pour reculer ou avancer rapidement sur un itinéraire. À chaque point, vous pouvez voir la position du bus sur une carte ainsi que sa vitesse et toute information relative à la sécurité, comme les arrêts/accélérations soudains.
• Téléchargeable:Si vous disposez d'un personnel expert en données, chaque point de données est téléchargeable, y compris la vitesse, la position et l'adresse pour une analyse facile dans Excel ou une importation dans d'autres systèmes de traitement de données.

Support / Accessibilité

Le fournisseur que vous envisagez répond-il au téléphone ? Si vous envoyez un e-mail au service d'assistance, obtenez-vous une réponse rapide ? En général, vous bénéficierez de la plus grande attention pendant le cycle de vente. Si vous ne parvenez pas à obtenir une réponse rapide d'une entreprise qui essaie de vous conquérir, que se passera-t-il une fois que vous aurez signé un contrat ? Tenez compte du fait que vous aurez besoin d'aide tout au long de l'année si les parents ont des questions, si les itinéraires changent, si des questions inattendues surgissent, etc., et que vous choisissez quelqu'un pour être votre partenaire tout au long de l'année.

Suivi des étudiants

Certains districts et écoles exigent également des systèmes de suivi des élèves. Cela se fait généralement via une clé ou une carte que les élèves reçoivent et qu'ils doivent passer lorsqu'ils montent ou descendent du bus.

Cela présente de nombreux avantages, car les parents peuvent savoir non seulement où se trouve le bus, mais aussi si leur élève est monté ou descendu du bus. Le personnel de transport, surtout au cours des premières semaines d'école, peut savoir si un élève (surtout dans les classes plus jeunes) est monté dans le mauvais bus sur le chemin du retour.

Le suivi des élèves présente également des difficultés : si un élève perd sa carte ou oublie de la passer, cela peut susciter une inquiétude excessive chez un parent qui pense que son enfant est perdu. Il convient donc de déployer de tels systèmes et de fixer des attentes raisonnables pour les parents, afin d'éviter une augmentation des appels et des inquiétudes dans des situations où il n'y a vraiment pas lieu de s'inquiéter.

Tarifs et Prix

Les écoles sont souvent soumises à des pressions financières. Les budgets sont parfois perçus comme un jeu à somme nulle, dans lequel l’argent dépensé pour ce qui pourrait être perçu comme des « extras », comme le suivi de flotte ou une application parentale, pourrait se faire au détriment d’une priorité éducative.

Nous avons vu plusieurs façons dont l'ajout d'un système GPS avec une application parentale peut être neutre en termes de coûts, voire générer des économies :

• Personnel réaffecté:En réduisant considérablement le nombre d’appels entrants, les membres du personnel qui répondaient au téléphone quatre heures par jour peuvent contribuer à d’autres tâches, réduisant ainsi le besoin de nouvelles embauches (et les coûts de personnel supplémentaires).
• Suppression des moniteurs de bus:Certaines écoles paient un employé à temps partiel pour conduire le bus et alerter les parents lorsque le bus approche. Une application automatise ce processus et pourrait éliminer la nécessité d'un tel rôle.
• Assurance:De plus en plus d'éléments montrent que les conducteurs qui savent qu'ils sont suivis conduisent de manière plus prudente. Ce fait n'échappe pas aux compagnies d'assurance, qui peuvent accorder des rabais, parfois importants, aux bus équipés de systèmes de suivi GPS.

Même sans ces économies de coûts possibles, le coût supplémentaire des systèmes de suivi GPS, bien que non négligeable, est faible par rapport à d’autres parties du budget de transport telles que le carburant, le personnel, les achats de flotte et la maintenance.

Satisfaction/Bonheur

Enfin, et c’est important : l’un des meilleurs retours que nous recevons concerne l’amélioration des sentiments positifs à l’égard du système de transport. Le personnel des transports ne passe plus des heures à répondre aux appels téléphoniques de parents frustrés. Les écoles peuvent envoyer des messages et communiquer plus efficacement. Les parents savent que leurs enfants sont pris en charge et peuvent planifier leur journée. L’ensemble du système, auparavant invisible et difficile à comprendre, fonctionne désormais sans problème et avec une transparence sans précédent.

BusWhere est fier de participer à cette évolution passionnante du secteur des transports et se réjouit de contribuer à l'adoption nationale de ces systèmes. Quel que soit votre choix, et dès que vous déciderez d'intégrer le suivi GPS et les applications pour parents à votre système, nous sommes à votre disposition pour discuter de la manière dont nous pouvons vous accompagner. N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse info@buswhere.com.