Así que es fin de año y usted está empezando a pensar en formas en que el rastreo GPS podría ayudar a su escuela o distrito en el próximo año escolar. Tal vez escuchó de un colega cómo el rastreo GPS los ayudó a controlar mejor su flota, comunicarse de manera más efectiva con los padres, etc. Tal vez vio información en una conferencia reciente. De todos modos, está claro que el rastreo GPS proporciona información sin precedentes tanto al personal de transporte como a los padres y está transformando la forma en que opera el transporte escolar en todo el país.

Pero, ¿cómo empezar? ¿Cuáles son los componentes de un sistema GPS eficaz y qué opciones debería tener en cuenta? El mundo del seguimiento GPS se puede dividir en varios componentes clave que esperamos le ayuden a pensar en cómo empezar.

Facilidad de Uso

Agregará un sistema de software que su personal utilizará durante horas al día y que compartirá con cientos o miles de padres en su distrito. Es fundamental que este sistema sea fácil de instalar, rápido de configurar, requiera un mantenimiento mínimo y sea un placer trabajar con él. Cualquier cosa que no sea así provocará rechazo por parte de su personal y tiene el potencial de causar más confusión y frustración de la que merece.

Seguimiento de flotas basado en GPS

Este es el núcleo de cualquier sistema. Un proveedor enviará un dispositivo de seguimiento físico, generalmente del tamaño de un ladrillo pequeño o un teléfono celular grande. Este dispositivo extraordinario tiene la capacidad de recibir señales GPS, usar una tarjeta SIM celular interna para comunicarse con una red celular y enviar datos con cierta frecuencia a un servicio. Usted inicia sesión en el servicio desde un navegador web o un dispositivo móvil y ve la posición del dispositivo en un mapa.

Dentro de esta amplia definición hay algunos detalles que vale la pena preguntar:

• Calidad del rastreador¿El hardware es de un fabricante de confianza o está fabricado a bajo coste por una empresa desconocida? Como se trata del núcleo del sistema, debe ser sólido como una roca, capaz de funcionar en temperaturas invernales bajo cero o después de haber estado ardiendo en un autobús aparcado bajo el sol del verano.
• Facilidad de instalación: ¿El rastreador requiere cableado o contratar a un electricista para instalarlo en el autobús? ¿Funciona "plug & play" en el puerto de mantenimiento del autobús? ¿Sus autobuses tienen este puerto? Y si no es así: ¿El rastreador tiene la opción de obtener energía del encendedor de cigarrillos (y sus autobuses tienen uno)?
• Conectividad: ¿Utiliza radio o celular? La radio podría ser más económica, pero es posible que no funcione mientras se utiliza el canal de audio o que tenga otras limitaciones. Si utiliza celular, ¿es compatible con un operador que tenga una cobertura celular razonable en su área?
• Frecuencia de actualizaciones:¿Con qué frecuencia se actualiza el rastreador? Dado que el rastreador envía datos a través de la red celular, que suele cobrarse por byte, las actualizaciones más frecuentes pueden resultar más costosas. Las actualizaciones de treinta segundos son adecuadas para saber dónde se encuentran los autobuses, pero proporcionan una imagen muy insatisfactoria e inexacta para observar los autobuses en tiempo real, proporcionar tiempos estimados de llegada y registrar paradas a las que se llega o se saltean.
• Telemática de vehículos:Como el rastreador normalmente se conecta a un puerto de mantenimiento (J-1939 u OBD2), puede obtener y transmitir información más allá de la posición y la velocidad. Por lo general, esto puede incluir el odómetro, los niveles de combustible, etc., pero también puede brindar información sobre hábitos de conducción relacionados con la seguridad.

Enrutamiento / Planificación de rutas

La planificación de rutas es una parte clave de su planificación para el año entrante. ¿Cuántas rutas realizará? ¿Cuál es la mejor manera de dividir a X estudiantes en Y rutas, en múltiples áreas geográficas?

Este es un desafío difícil, especialmente para distritos más grandes. A medida que aumenta el número de estudiantes y el área geográfica es mayor, crear una ruta óptima se convierte en un problema matemático lo suficientemente interesante como para que El MIT dedicó tiempo a intentar resolverlo..

Existen paquetes de software que se especializan en la planificación de rutas a gran escala, sin ninguna conexión ni requisito de una solución de seguimiento GPS en tiempo real. En cierto nivel, estos son desafíos separados y pueden ser manejados por diferentes compañías, frecuentemente con una capacidad de integración mediante archivos compartidos o API. Puede optar por utilizar una compañía para la planificación de rutas y otra para el GPS en tiempo real. Algunos proveedores de GPS (incluido BusWhere) tienen un poderoso módulo de planificación de rutas que le permite arrastrar y soltar paradas en una ruta para la planificación de "qué pasaría si": establece la secuencia de las paradas y el sistema generará automáticamente la ruta entre ellas.

Lo más importante que hay que tener en cuenta para la planificación de rutas es el nivel de automatización que se necesita. Si se puede (o se prefiere) tomar decisiones sobre qué paradas deben estar en cada ruta, un sistema sencillo y fácil de usar le proporcionará la mejor experiencia. Si se desea poder introducir 500 direcciones en un algoritmo y que este genere 30 rutas con secuencias de paradas recomendadas, es posible que se desee considerar una solución de planificación de rutas dedicada además del software de seguimiento GPS.

Seguimiento según la ruta

Una vez que tenga instalado un rastreador GPS y haya definido rutas en su sistema, el siguiente paso es combinarlas en tiempo real a medida que el autobús se mueve. seguimiento de flotas le mostrará el movimiento de los autobuses en un mapa, Seguimiento según la ruta le indicará qué autobús recorre qué ruta, a qué paradas ha llegado, de dónde ha salido o se ha omitido en este recorrido particular de la ruta y cuál es el tiempo estimado de llegada (ETA) en las próximas paradas a lo largo de la ruta.

Debido a los cambios de ruta, los cambios de autobús y las condiciones de la carretera, esto es de hecho bastante difícil de hacer bien. Por ejemplo, escuchamos una historia de un director de transporte que instaló un sistema GPS con una aplicación para padres en un distrito grande y, el día que comenzó la escuela, el 20% de la flota estaba estacionada o circulando en diferentes autobuses por diversas razones legítimas (mantenimiento, cambios de último momento, etc.). El personal tuvo que reconfigurar frenéticamente los autobuses todos los días, los padres estaban confundidos y frustrados, y la iniciativa fracasó.

BusWhere cuenta con algoritmos patentados de detección automática que vigilan los autobuses en tiempo real y determinan automáticamente qué ruta están recorriendo, sin necesidad de realizar ninguna configuración manual. Por lo tanto, si el autobús 42 suele recorrer la ruta “Red Route AM”, pero el autobús 42 está fuera por mantenimiento y el autobús 63 está en funcionamiento en su lugar, BusWhere lo detectará automáticamente, el mapa de la flota mostrará que el autobús 63 está recorriendo la ruta roja hoy y los padres recibirán notificaciones como siempre, sin necesidad de realizar ninguna configuración manual.

Otros sistemas utilizan técnicas como la geolocalización para determinar cuándo un autobús se encuentra en un área específica y alertar a los padres de que se está acercando, pero sin saber en qué parte de la ruta se encuentra, la información puede no ser confiable. Otra opción es mover los autobuses manualmente entre rutas, pero esto supone trabajo adicional para el personal de transporte todas las mañanas antes de que los autobuses comiencen a circular.

Lo bueno del seguimiento basado en la ruta es que proporciona información que puede utilizarse en el proceso de planificación de la ruta. La patente de BusWhere incluye lo que llamamos rutas aprendidas, en el que el sistema recomendará una configuración de ruta en función de cómo el conductor ha conducido históricamente por la ruta. Por lo tanto, si la ruta predeterminada entre paradas es incorrecta, el conductor simplemente conduce por la ruta una vez para configurarla. BusWhere también proporciona "paradas sugeridas", que muestran al administrador dónde se ha detenido históricamente el autobús "cerca" de una parada configurada, lo que podría informar un cambio en la configuración de la ruta. Esto ayuda a mantener las rutas definidas sincronizadas con la forma en que el conductor conduce realmente, para una mayor precisión de la ETA.

Aplicación para padres

El seguimiento de las rutas incluye la posibilidad de ofrecer una aplicación a los padres, algo que cada vez más padres están empezando a exigir. Algunos distritos están empezando a exigir a las escuelas que satisfagan esta demanda (como hizo la ciudad de Nueva York a principios de 2019). Y tener una aplicación es una ventaja para todos.

A los padres les encanta la aplicación. Les permite planificar su día y, sobre todo, elimina la incertidumbre de llegar a la parada del autobús y no saber si acaban de perderlo o si ya casi está allí.

A los niños les encanta la aplicación. Hemos oído hablar de niños que observan el autobús moverse en la aplicación, avisan a sus padres cuando está a la vuelta de la esquina y luego se maravillan ante la novedad de verlo detenerse frente a la casa y en el mapa al mismo tiempo.

A los conductores les encanta la aplicación. Saben que sus padres están observándolos y que, ya sea que lleguen unos minutos antes o unos minutos después, es probable que los niños estén afuera exactamente cuando ellos lleguen.

Al personal de transporte le encanta la aplicación. Los padres que tienen la aplicación no tienen que llamar a la oficina para preguntar dónde está el autobús: consultan la aplicación. Y si un padre llama para averiguar por qué el autobús se saltó su parada, puede consultar los registros y ver qué sucedió realmente y a qué hora llegó el autobús a esa parada.

Una aplicación principal debe tener las siguientes capacidades:

• Proporcionar acceso seguro a los padres para que solo puedan ver las rutas que tienen permiso para ver, y un administrador puede agregar o eliminar el acceso en cualquier momento según sea necesario.
• Mostrar el autobús en movimiento en el mapa en tiempo real (es decir, movimiento fluido)
• Mostrar un tiempo estimado de llegada (ETA) en las paradas de interés de los padres
• Envíe una notificación automática a los padres cuando el autobús se acerque a su parada.

También son útiles otras funciones, como las superposiciones de tráfico para que los padres puedan ver POR QUÉ se retrasa un autobús.

Debido a que cada escuela tiene necesidades diferentes, una aplicación debería poder manejar los siguientes dos requisitos comunes (y opuestos) que las escuelas podrían tener:

Ya sea:

• Los padres deberían poder ver la ruta completa y los tiempos estimados de llegada en cualquier parada, de modo que si pierden el autobús puedan saber dónde está y llevar a su hijo a una parada posterior antes de que llegue el autobús.

or

• Los padres NO deberían poder ver la ruta completa, solo el autobús en el mapa y un tiempo estimado de llegada (ETA) en su parada, para no causar confusión o quejas innecesarias sobre la ruta y las otras paradas.

Mensajes

Con una aplicación para padres que proporciona notificaciones automáticas, no tienes que preocuparte por enviar mensajes manualmente a los padres, ya que el sistema los enviará por sí solo cuando el autobús se acerque. Pero a los padres les encanta el contexto y los antecedentes sobre por qué las cosas son como son. ¿Hay una avería que retrasará toda la ruta al menos media hora? ¿La I-90 es un estacionamiento debido a las obras? Una plataforma de mensajería te permitirá enviar correos electrónicos a los padres de un autobús en particular, o de varios/todos los autobuses, con información oportuna y relevante que les permitirá comprender por qué el tiempo estimado de llegada proporcionado por la aplicación es 30 minutos más tarde de lo habitual, o por qué el autobús no parece moverse.

Incluso hemos escuchado informes de miembros del personal que utilizan la función de mensajería para preguntar sobre objetos perdidos en el autobús o para dar a los padres tranquilidad por adelantado sobre un incidente de seguridad que sus hijos podrían contarles cuando lleguen a casa. La comunicación les da a los padres la sensación de que sus hijos están en buenas manos y de que, cuando sucede algo inesperado, tendrán la información que necesitan.

Seguridad y Protección

Subir a un niño pequeño a un autobús escolar y verlo alejarse puede ser una experiencia traumática para un padre. La confianza que se genera es enorme, especialmente para los niños más pequeños. Un sistema de seguimiento por GPS debería proporcionar a los padres una mayor sensación de confianza de que saben dónde está su hijo y de que está seguro y protegido. Algunas consideraciones:

• El acceso a la información sobre la ubicación del autobús debe ser seguro. Un administrador debe poder invitar a alguien, con la invitación vinculada a una dirección de correo electrónico específica, de modo que no pueda ser reenviada o aceptada por un tercero desconocido.
• El rastreador GPS debería, si es posible, poder brindar información sobre el comportamiento del conductor. El rastreador BusWhere, por ejemplo, puede rastrear frenadas rápidas, aceleraciones repentinas y giros bruscos, y proporcionar esa información a los administradores en un registro para que el conductor reciba información al respecto.
• Algunas soluciones (como BusWhere) pueden incluir un botón físico que el conductor puede presionar para alertar a contactos predefinidos en la escuela de que se está produciendo una situación de emergencia en el autobús. Esta alerta incluirá la ubicación GPS y la dirección del autobús para que se puedan tomar medidas de inmediato.

Registro y datos

Con tanto énfasis en el seguimiento en tiempo real, el registro y el análisis de datos pueden parecer una ocurrencia de último momento. Si bien algunas escuelas revisan los registros a diario, muchas otras los ignoran por completo, hasta que sucede algo. desaparece (¡Sí, esto ha sucedido!), o tarda dos horas en recorrer un trayecto que debería durar 30 minutos. Un autobús siempre llega 20 minutos tarde por la mañana. Un padre se queja de la velocidad.

Cuando esto sucede, es fundamental poder volver atrás y ver lo que sucedió de una manera fácil e interactiva. BusWhere ofrece dos modos de revisar datos históricos:

• Interactivo:Un administrador puede ver un recorrido particular de una ruta en modo "DVR", arrastrando hacia atrás y hacia adelante para rebobinar o avanzar rápidamente una ruta. En cada punto, puede ver la posición del autobús en un mapa, así como su velocidad y cualquier información relacionada con la seguridad, como paradas repentinas o aceleraciones.
• Descargable:Si cuenta con personal experto en datos, cada punto de datos se puede descargar, incluida la velocidad, la posición y la dirección, para facilitar su análisis en Excel o su importación a otros sistemas de procesamiento de datos.

Soporte / Accesibilidad

¿El proveedor que estás considerando responde al teléfono? Si envías un correo electrónico al servicio de asistencia, ¿obtienes una respuesta rápida? Por lo general, recibirás la mayor atención durante el ciclo de ventas: si no puedes obtener una respuesta rápida de una empresa que está tratando de ganar tu negocio, ¿qué sucederá una vez que ya tengas un contrato? Ten en cuenta que necesitarás asistencia durante todo el año si los padres tienen preguntas, si cambian las rutas, si surgen preguntas inesperadas, etc., y que estás eligiendo a alguien para que sea tu socio durante todo el año.

Seguimiento de estudiantes

Algunos distritos y escuelas también exigen sistemas para hacer un seguimiento de los estudiantes. Esto se hace normalmente mediante una llave o tarjeta que se les entrega a los estudiantes y que deben pasar por el lector cuando suben o bajan del autobús.

Esto tiene muchas ventajas, ya que los padres no sólo pueden saber dónde está el autobús, sino también si su estudiante subió o bajó del autobús. El personal de transporte, especialmente en las primeras semanas de clases, puede saber si un estudiante (especialmente en los grados inferiores) se subió al autobús equivocado de camino a casa.

El seguimiento de los estudiantes también presenta desafíos: si un estudiante pierde una tarjeta o no la pasa al entrar o salir, podría causar una preocupación excesiva en un padre que piense que su hijo está perdido. Por lo tanto, estos sistemas deberían implementarse junto con el establecimiento de expectativas razonables para los padres, para evitar un aumento de llamadas o inquietudes en situaciones en las que realmente no hay nada de qué preocuparse.

Precio

Las escuelas se encuentran frecuentemente bajo presión financiera. A veces los presupuestos se consideran un juego de suma cero, en el que el dinero gastado en lo que podrían percibirse como “extras”, como el seguimiento de la flota o una aplicación para padres, podría ir en detrimento de una prioridad educativa.

Hemos visto varias formas en las que agregar un sistema GPS con una aplicación principal puede resultar neutral en costos o incluso generar ahorros:

• Personal reasignado:Al reducir drásticamente la cantidad de llamadas telefónicas entrantes, los miembros del personal que respondían teléfonos cuatro horas al día pueden ayudar con otras tareas, lo que reduce la necesidad de nuevas contrataciones (y costos de personal adicionales).
• Quitar los monitores del bus:Algunas escuelas pagan a un miembro del personal a tiempo parcial para que viaje en autobús y avise a los padres cuando el autobús se acerca. Una aplicación automatiza este proceso y podría eliminar la necesidad de esa función.
• Seguros:Hay cada vez más pruebas de que los conductores que saben que están siendo rastreados conducen de forma más segura. Este hecho no pasa desapercibido para las compañías de seguros, que pueden ofrecer descuentos, a veces significativos, para los autobuses que cuentan con sistemas de rastreo GPS.

Incluso sin estos posibles ahorros de costos, el costo incremental de los sistemas de rastreo GPS, si bien no es insignificante, es pequeño comparado con otras partes del presupuesto de transporte, como combustible, personal, compras de flotas y mantenimiento.

Satisfacción/Felicidad

Por último, y esto es importante, uno de los mejores comentarios que recibimos es el aumento de los sentimientos positivos sobre el sistema de transporte. El personal de transporte ya no pasa horas respondiendo llamadas telefónicas de padres frustrados. Las escuelas pueden enviar mensajes y comunicarse mejor. Los padres saben que sus hijos están bien atendidos y pueden planificar su día. Todo el sistema, que antes era invisible y difícil de entender, ahora funciona sin problemas y con una transparencia sin precedentes.

BusWhere se enorgullece de ser parte de este emocionante desarrollo en la industria del transporte y nos complace participar en la adopción a nivel nacional de estos sistemas. Sea cual sea su decisión y cuando sea que elija agregar aplicaciones de rastreo GPS y para padres a su sistema, estamos aquí para analizar cómo podemos ayudarlo. Comuníquese con nosotros en cualquier momento al información@buswhere.com.